By Realizado por Diego Montano, estudiante de la Universidad Cristiana Logos
Si alguna vez ha habido una época cuando los pastores deben tener en orden las finanzas de la iglesia, esa es hoy. Los líderes de corporaciones en las organizaciones con y sin lucro están siendo investigadas por sus responsabilidades herederas y como líderes. Sus inversionistas les piden cuentas, y en el caso de las organizaciones religiosas, las piden los miembros.
¿Cómo es que su iglesia está administrando sus recursos financieros? ¿Qué sucedería si alguien inspeccionara bajo un microscopio lo que su iglesia está haciendo?
Al visitar las iglesias o al hablar con los pastores, las preguntas más comunes que se hacen tienen que ver con la administración del dinero de la iglesia.
En 1 Corintios 14:40 Pablo escribió: “Pero hágase todo decentemente y con orden.” Los líderes de las iglesias a veces se sienten inadecuados para cumplir con la amonestación de Pablo, especialmente respecto a la administración del dinero de la iglesia.
Nuestro punto de partida será escoger una institución financiera. Luego hablaremos de ofrendas, hacer el depósito, requisitos de sueldos, asuntos ministeriales de impuestos, y cómo hacer un presupuesto. También hablaremos de gastar dinero, preparar informes financieros, y archivar importantes documentos financieros.
CÓMO ENCONTRAR EL BANCO CORRECTO
Encontrar un banco es fácil. Lo difícil es encontrar el banco correcto. No todos los bancos son iguales. Aunque los bancos podrían ofrecer servicios similares, con frecuencia difieren en sus honorarios y estructura.
Hay tres tipos de bancos: bancos que son grandes centros de dinero, bancos regionales, y bancos pequeños de la comunidad. Se recomienda usar un banco local con tal que esté asegurado por la FDIC, y que usted se sienta cómodo con los asuntos de privacidad.
Recuerde, los bancos quieren una relación de préstamo. Después de abrir la cuenta corriente de la iglesia, considere pedir un préstamo para establecer un historial de crédito. Esto podría ser para comprar un vehículo o una línea de crédito para ayudar con asuntos de liquidez. Establecer crédito no quiere decir que la iglesia necesita estar en deuda.
RECIBIR Y MANEJAR OFRENDAS
Una vez que se establece la cuenta en el banco, la iglesia está lista para recibir ofrendas. Haga fácil que la gente ofrende. Use sobres para las ofrendas con la siguiente información: nombre y dirección del contribuyente, cantidad del diezmo, cantidad de la ofrenda, y un espacio para ofrendas especiales.
Al manejar el dinero, siempre considere medidas de protección, o lo que comúnmente se llama controles internos. Estas barreras evitan robo y cualquier acusación relacionada con el mal manejo del dinero. Generalmente, es necesario que los pastores eviten manejar el dinero, y los empleados y voluntarios asignados a esta tarea deben hacerlo en presencia de otros.
Recoger las ofrendas
Los ujieres que no son diáconos ni oficiales de la iglesia deben recoger la ofrenda para evitar toda apariencia indecorosa. En algunas iglesias es común que los pastores y las secretarias de la iglesia cuenten la ofrenda. Esto no es aconsejable. En vez de eso, haga que otro individuo de confianza maneje el dinero. Esto evita las falsas acusaciones y protege al pastor.
Depositar e imputar las ofrendas
Después de contar las ofrendas, es necesario que los contadores verifiquen que el recibo del depósito es igual a las cifras en el resumen del efectivo. Luego es necesario que pongan todas las ofrendas en una bolsa de banco con llave y que por lo menos dos individuos la lleven al banco para depositarla.
Donaciones no designadas y designadas
El sobre para la ofrenda con frecuencia contiene instrucciones de parte del contribuyente sobre cómo se debe usar su ofrenda. A esta se llama ofrenda designada. Como regla general, las contribuciones no designadas (diezmo o efectivo) es dinero disponible para los gastos generales de la iglesia (hipoteca, sueldos, servicios públicos, gastos misceláneos). Sin embargo, cuando una donación es designada por el donante para un propósito específico, sólo puede usarse para ese propósito.
Regalos a los líderes de la iglesia
Es común que las iglesias recojan una ofrenda para su pastor, especialmente el día de reconocimiento del ministro o del aniversario o cumpleaños del pastor. Pero ¿cómo se debe apuntar en los libros ese dinero así designado? La regla general es esta: si el dinero se recoge para el pastor, debe inscribirse en los libros como entradas sujetas a impuesto. También se incluye en el formulario W-2 del pastor. Por lo tanto, es necesario que los regalos de ocasión especial para el pastor que se hacen con dinero de las contribuciones de los miembros a la iglesia se presenten como pago sujeto a impuestos y sujeto a los impuestos de empleo por sí mismo, si es que el pastor no ha optado por una exención. Si los donantes están dispuestos a renunciar a su crédito de
contribución, pueden escribir sus cheques directamente a nombre del pastor. Estos entonces serían regalos libres de impuestos.
Regalos que no son de dinero en efectivo
Las contribuciones de regalos que no son de dinero en efectivo hacen surgir problemas para la iglesia y para el donante.
Generalmente, es necesario presentar el Formulario 8283 del IRS si es que la iglesia recibe una contribución que no sea dinero en efectivo con un justo valor comercial de entre $500 y $5.000. Sin embargo, si el VCJ es de más de $5.000, es necesario hacer una evaluación calificada. El donante, no la iglesia, debe establecer el valor. Siendo que muchos de los miembros de las iglesias no están familiarizados con el Formulario 8283 del IRS, tenga varios a la mano. Cuando su iglesia reciba un regalo bastante grande, escriba una carta agradeciendo al donante por el regalo e incluya un Formulario 8283 del IRS para su uso. Si la iglesia decide vender un bien que ha sido donado de más de $5.000 dentro de 2 años de haberlo recibido, debe presentar el Formulario 8283 del IRS.
LA ADMINISTRACIÓN DE LAS FINANZAS EN LA IGLESIA
En las iglesias más pequeñas, encargarse de la documentación financiera es con frecuencia la responsabilidad del tesorero de la iglesia. Pero a medida que la iglesia crece o en las iglesias más grandes se hace necesario contratar a un contador para encargarse de la documentación financiera de la iglesia. Antes de contratar a un contador, es necesario que el pastor y los diáconos desarrollen una descripción del trabajo con una lista de las cualificaciones y responsabilidades de este puesto.
Además de mantenerse al día con las donaciones, la iglesia también debe manejar la nómina de pagos. Cómo se maneje depende de la clasificación de sus trabajadores (empleados no ministeriales, empleados ministeriales, y contratistas independientes).
Regulaciones en el lugar de trabajo
Sin importar a quién contrate su iglesia, debe cumplir con ciertas reglas federales, estatales y del IRS.
Los archivos de los empleados
Una vez haya contratado a las personas debidas, es necesario que establezca un archivo de empleados. Incluya lo siguiente en cada archivo:
- Solicitud de empleo.
- Formulario llenado de la investigación y los resultados de antecedentes criminales.
- I-9 llenado (verificando que se puede emplear al empleado).
- W-4 llenado (determinación del empleado de retiros voluntarios de impuesto federal)
- Memorándum interno indicando el pago para comenzar, la fecha de comenzar, y los beneficios, es necesario que el empleado firme esto.
- Evaluaciones anuales y recomendaciones del empleador, incluso todas las obligaciones y advertencias del empleado escritas y orales.
Designación y sueldos de los empleados
Una vez que los empleados son contratados y se hayan preparado los archivos del empleado, la iglesia necesita prepararse para pagar sueldos. Hay dos tipos de individuos que reciben sueldos: empleados y contratistas independientes. Es importante que la iglesia distinga entre el estado de estos individuos. Para un empleado, la iglesia debe igualar su porcentaje de 7.65 al FICA. La iglesia no lo hace para un contratista independiente. Es aquí donde está la tentación para los pastores de indicar que los empleados son contratistas independientes. El IRS tiene ciertos criterios a seguir.
Impuestos de planilla de pagos del empleado: personal de apoyo
Después de retener los debidos impuestos del sueldo de cada empleado, la iglesia debe pagar al IRS su porción de estos impuestos retenidos. Cada trimestre se debe llenar el formulario 941 del IRS. Este documento declara el sueldo total y la cantidad de los impuestos federales y de Seguro Social que se pagaron. En enero de cada año, la iglesia entrega a los empleados su declaración de entradas e impuestos en el formulario W-2 del IRS. Este documento debe entregarse a cada empleado antes de o el 1 de febrero.
Impuestos de planilla de pagos del empleado: empleados ministeriales
Estado doble de impuestos de los ministros. La regla general es ésta: Los ministros trabajan por cuenta propia para propósitos de Seguro Social y son empleados para propósitos de impuesto federal de entradas. Aunque los ministros deben pagar sus impuestos cada trimestre, pueden elegir pagar sus impuestos a través de la iglesia como empleados. Esta es una elección correcta ya que hace más fácil el pago debido al IRS. Es necesario que este memorándum contenga el nombre del ministro, la fecha, y la cantidad que quiere que le retengan de su cheque cada pago.
Designaciones de estipendio para vivienda
Los ministros con credenciales pueden excluir de sus entradas cierta cantidad designada como estipendio para vivienda con propósitos de impuesto federal. A menos que el ministro se haya exentado del Seguro Social, esta designación todavía está sujeta al impuesto de los que trabajan por cuenta propia. Siendo que al ministro se le permite este beneficio, la junta gobernante de la iglesia debe aprobar prospectivamente la cantidad elegida. Plan de reembolso contable
Los empleados de la iglesia con frecuencia tienen gastos personales para los que es necesario que la iglesia les reembolse. El uso de un vehículo personal para hacer visitas al hospital es reembolsable
Los predicadores invitados y los impuestos
Muchas iglesias tienen predicadores invitados a los que pagan con ofrendas de amor u honorarios. ¿Cómo deben los libros de la iglesia reflejar esos gastos? Los predicadores invitados con frecuencia son evangelistas ambulantes, músicos, o predicadores de convenciones y no se consideran ser empleados. El procedimiento para pagarles es éste: Antes que rindan cualquier servicio, entrégueles un W-9. (No confunda esto con el I-9 para la elegibilidad de empleo de inmigración). Este formulario de IRS se da a los trabajadores que no son empleados que reciben más de $600 en compensación. Este documento da a la iglesia el nombre, dirección, y número de identificación de impuesto federal del predicador invitado. Esta información es crítica para que la iglesia sepa dónde mandar el cheque. También da la información necesaria para llenar el formulario 1099 para el IRS en enero del año siguiente, si es que es necesario.
El impuesto sobre entradas de negocios no relacionado
Normalmente las iglesias están exentas. Sin embargo, no pueden participar de actividades que están en directa competencia con las compañías con lucro. Cuando una iglesia participa de actividades que producen entradas no relacionadas con sus propósitos de exención de impuestos, el IRS considera cualquier entrada de dicha actividad como entrada de negocios no relacionada y la sujeta al Impuesto sobre Entradas de Negocios no Relacionados
Según el IRS, las entradas de cualquier negocio no relacionado están sujetas al UBIT.
La iglesia está sujeta a este impuesto, aunque use el dinero que se gana de este negocio para avanzar su propósito caritativo. Aunque la actividad esté dentro de estos criterios, las entradas quizás no estén sujetas al UBIT si cumplen con una de las siguientes exenciones:
- Principalmente todo el trabajo en la operación del oficio o negocio lo hacen los voluntarios en la iglesia.
- La actividad se lleva a cabo por la organización principalmente para la conveniencia de sus miembros.
- El oficio o negocio tiene que ver con la venta de mercadería, esencialmente toda la cual fue donada.
